MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF – RMK 2

PERUSAHAAN DALAM LINGKUNGANNYA

Sistem perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuan-tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan sistem terbuka dimana perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungan, mengubahnya menjadi barang dan jasa, dan mengembalikan sumber daya tersebut kepada lingkungan.

    Terdapat delapan jenis elemen utama yang ada dalam lingkungan semua perusahaan. Delapan elemen ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan. Delapan elemen ini meliputi:

• Pemasok
  menyediakan material, mesin, jasa, dan informasi yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa
  
• Pelanggan mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai
  
• Serikat buruh adalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tidak terampil
  
• Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia perusahaan
  
• Pemegang saham atau pemilik adalah orang-orang yang menanamkan modalnya di perusahaan
  
• Pemerintah yakni orang yang memberikan batasan-batasan dalam bentuk undang-undang dan peraturan serta memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi, dan dana
  
• Masyarakat global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melakukan operasinya
  

Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen ini melalui arus sumber daya. Semua sumber daya dari lingkungan yang memasuki perusahaan akhirnya kembali kepada lingkungan. Arus yang sering mengalir mencakup arus informasi dari pelanggan, arus material kepada pelanggan, arus uang kepada pemegang saham, arus mesin dari pemasok, dan arus pekerja dari serikat buruh. Arus yang agak jarang meliputi arus uang dari pemerintah, arus material kepada pemasok, dan arus pekerja kepada pesaing. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan semua elemen tersebut adalah informasi.

KEUNGGULAN KOMPETITIF

Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasaran. Manajer dapat menggunakan sumber daya fisik dan konseptual untuk mencapai tujuan.

Untuk mencapai keunggulan dari pesaing, perusahaan menciptakan nilai dengan melaksanakan aktivitas yang disebut dengan aktivitas nilai. Aktivitas nilai terbagi menjadi dua kategori yaitu:

• Aktivitas nilai utama (primary value activity) adalah aktivitas yang berhubungan dengan produksi dan penawaran nilai yang lebih besar kepada pelanggan daripada yang dilakukan pesaing. Aktivitas ini mencakup logistik masuk, operasi, logistik keluar, pemasaran dan penjualan serta pelayanan
  
• Aktivitas nilai pendukung (support value activity) menyediakan input dan infrastruktur yang memungkinkan aktivitas utama berlangsung. Aktivitas ini mencakup infrastruktur perusahaan, manajemen sumber daya manusia, pengembangan teknologi, dan pemerolehan (procurement).
  

Kedua aktivitas ini dintegrasikan membentuk rantai nilai (value chain). Tiap aktivitas nilai memiliki tiga unsur penting yaitu input yang dibeli, sumber daya manusia, dan teknologi. Tiap aktivitas juga menggunakan dan menciptakan informasi.

Saat ini manajemen menyadari keunggulan tambahan yang dapat dicapai dengan mengaitkan rantai nilai perusahaan dengan rantai nilai organisasi-organisasi lain. Kaitan tersebut dinamakan sistem antar-organisasi (interorganizational system-IOS) atau sistem informasi antar-organisasi (interorganizational information system-IIS). Jaringan tersebut dinamakan sistem nilai (value system).

Rantai nilai perusahaan-perusahaan dalam suatu industri dapat sangat mirip tetapi kemungkinan besar rantai nilai tiap perusahaan bersifaT unik. Karena tiap aktivitas nilai mencakup suatu komponen informasi, pengelolaan sumber daya informasi perusahaan merupakan langkah kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif.

SUMBER DAYA INFORMASI

Jenis-jenis dari sumber daya informasi terdiri dari perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, spesialis informasi, pemakai, fasilitas, database, dan informasi. Untuk mencapai keunggulan kompetitif, manajer harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumber daya informasi dan mengelolanya dengan efektif.

PENGELOLA SUMBER DAYA INFORMASI

Chief Information Officer (CIO) adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai area lain dari operasi perusahaaN. Peran ini seharusnya dilaksanakan oleh manajer jasa informasi tingkat puncak.

MENINGKATNYA KERUMITAN MANAJEMEN INFORMASI

Semakin banyak informasi yang didapatkan perusahaan, maka tugas manajemen akan semakin rumit sehinga tanggung jawab tidak hanya berada pada puncak CIO, namun semua manajer dalam perusahaan.

PERENCANAAN STRATEGIS

Perencanaan strategis merupakan perencanaan jangka panjang karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberikan perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya serta menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK PERUSAHAAN

Di dalam perusahaan, komite eksekutif bertanggungjawab atas perencanaan strategis. Komite memiliki rencana bisnis strategis yang berguna untuk memantau kinerja sepanjang tahun dan mengambil tindakan yang tepat sesuai dengan situasi yang berubah. Komite eksekutif juga memerlukan sebuah rencana fungsional yang merinci area-area yang akan mendukung perusahaan menuju tujuan strategisnya.

PERENCANAAN STRATEGIS SUMBER DAYA INFORMASI

Transformasi Kumpulan Strategi

Dalam mengembangkan rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategi perusahaan, yang disebut kumpulan strategi organisasi
(organizational strategy set). Pendekatan selanjutnya adalah transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation) yang dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan. Rencana ini disebut kumpulan strategi SIM
(MIS strategy set) dan terdiri dari tujuan, kendala, dan strategi. Kekurangan dasar transformasi kumpulan strategi adalah kenyataan bahwa area-area fungsional tidak selalu memiliki sumber daya untuk menjamin terapainya tujuan strategis perusahaan.

Pendekatan SPIR

Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources) atau SPIR. Dalam hal ini, rencana strategis untuk jasa informasi dan rencana strategis untuk perusahaan dikembangkan secara bersamaan. Rencana perusahaan mencerminkan dukungan yang dapat disediakan oleh jasa informasi, dan rencana jasa informasi mencerminkan kebutuhan dukungan sistem di masa depan.

Isi Rencana Strategis Smber Daya Informasi

Rencana ini harus menjelaskan tujuan-tujuan yang akan dicapai oleh tiap subsistem CBIS selama periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan, dan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

END-USER COMPUTING SEBAGAI MASALAH STRATEGIS

Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan komputer mereka, yaitu:

• Pemakai akhir tingkat Menu (Menu-Level End Users). Sebagian pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan menggunakan menu-menu berbasis Windows dan Mac.
  
• Pemakai Akhir Tingkat Perintah (Command-Leve End Users). Sebagian pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu.
  
• Pemakai Akhir Tingkay Perintah (End Users Programmers). Sebagian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman dan mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka
  
• Personil Pendukung Fungsional (Functional Support Personnel). Personil pendukung fungsional ini adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer unit bisnis mereka.
  

Ciri tingkatan kemampuan pemakai akhir adalah (1)semua tingkat memiliki kemampuan untuk mengembangkan berbagai aplikasi, dan (2)tidak seorangpun yang merupakan anggota organsisasi jasa informasi.

EUC memiliki manfaat kepada perusahaan dalam dua cara utama:

• Menyeimbangkan kemampuan dan tantangan. Pemindahan beban kerja pengembangan sisitem ke pemakai akan meringankan kerumitan para spesialis sehingga mereka dapat bekerja lebih baik pada areanya
  
• Mengurangi kesenjangan komunikasi. Dengan membiarkan pemakai mengembangkan aplikasi mereka sendiri, akan mengurangi kesenjangan komunikasi.
  

  EUC juga dihadapkan pada beberapa risiko sebagai berikut:
  

• Sistem yang buruk sasarannya. Pemakai akhir mungkin menerapkan komputer untuk penerapan yang seharusnya dilakukan dengan cara lain
  
• Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya. Pemakai akhir cenderung mengabaikan perlunya dokumentasi rancangan agar sistem dapat dipelihara
  
• Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien. Saat tidak ada pengendalian terpusat atas perolehan perangkat keras dan peangkat lunak, perusahaan dapat memiliki perangkat keras yang tidak kompatibel dan perangkat lunak yang berlebihan
  
• Hilangnya integritas data. Pemakai akhir mungkin kurang berhati-hati dalam memasukkan data ke database perusahaan sehingga akan mempengaruhi output dan keputusan
  
• Hilangnya keamanan. Pemakai akhir mungkin tidak melindungi data dan perangkat lunaknya
  
• Hilangnya pengendalian. Pemakai mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa menyesuaikan pada suatu rencana yang memastikan dukungan komputer bagi perusahaan
  

  KONSEP MANAJEMEN SUMBER DAYA INFORMASI
  

  Manajemen sumber daya informasi (information resources management) atau IRM adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Agar perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set kondisi tertentu. Kondisi tersebut meliputi :
  

• Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul
  
• Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama
  
• Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak
  
• Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuant perencanaan strategis
  
• Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi
  
• Startegi untuk mendorong dan mengelola end-user computing