Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan

Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan

Tinjauan

Proses bisnis pengelolaan pesanana pelanggan meliputi:

1. ·         Permintaan informasi
2. ·         Pembuatan kontrak
3. ·         Penerimaan pesanan
4. ·         Pengiriman
5. ·         Penagihan

Permintaan informasi dan pembuatan kontrak adalah aktivitas pilihan, karena kadang-kadang aktivitas ini terjadi atau diperlukan dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan pada beberapa organisasi, tetapi pada beberapa organisasi aktivitas ini tidak penting.

Permintaan Informasi

                Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu pemintaan informasi dan pelanggan atau permintaan suatu quotation. Quotation adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi mengenai produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman. Quotation disiapkan ketika pelanggan potensial meminta secara khusus informasi secara rinci mengenai pesanaan potensialnya.

Pembuatan Kontrak

                Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu pengirimannya. Kontrak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang pada periode tertentu disebut blanket order.

Memasukkan Pesanan

                Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan barang. Penentuan harga suatu pesanan yaitu mengetahui harga terkini dari produk atau jasa, biaya tambahan, diskon taupun biaya pengiriman. Sistem informasi enterprise resource planning (ERP) memungkinkan implementasi prosedur penentuan harga yang canggih dan fleksibel antara pelanggan dan barang spesifik.

Pengiriman

                Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke pelanggan. Semua informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirimkan barang kepada pelanggan ada di dalam delivery. Delivery biasanya disiapkan di lokasi produksi atau distribusi.

                Beberapa dokumen disiapkan selama aktivitas pengiriman. Daftar pengambilan disiapkan sebagai petunjuk aktivitas pengambilan. Daftar pengepakan disiapkan untuk setiap pengiriman dan tembusnnya diikutkan dalam pengiriman. Bill of lading disiapkan sebagai dokumen untuk pengangkutan barang ke kendaraan angkutan sampai ke pelanggan.

                Personel pengiriman akan memposting goods issue notice ketika barang sudah dikirimkan. Shipping advice adalah sinonim dari goods issue notice.

Penagihan

                Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwl penagihan dan difakturkan. Faktur untuk pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. Pembuatan faktur ini adalah aakhir dari proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Faktur akan dilanjutkan ke bagian piutang dagang untuk menunggu pembayaran dari pelanggan.

Ilustrasi ERP

Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan.

Record Master Pelanggan

                Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan. Record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan dala R/3 karena informasi di dalamnya digunakan dalam proses pesanan penjualan.

                SAP R/3 membutuhkan empat (4) macam record master:

• Record penjualan ke pelanggan
• Record pengiriman ke pelanggan
• Record penagihan ke pelanggan
• Record pembayaran ke pelanggan

Ketika record master penjualan ke pelanggan dibuat, ketiga record master yang lain akan secara otomatis dibuat dengan menggunakan informasi yang sama. R/3 perlu tahu bagaimana hierarki pelanggan terlebih dahulu sebelum membuat record master. Hierarki pelanggan adalah representasi dari struktur organisasi pelanggan yang menentukan informasi harga yang digunakan dalam R/3. Hierarki pelanggan terdiri dari saluran distribusi, jenis industri, dan lokasi geografis.

Field Data

                Layar input Create Customer pada input fasilitas R/3 menggunakan list box dan fasilitas pencarian. List box digunakan oleh pengguna untuk memilih item dari daftar yang ada. Item-item biasanya ditunjukkan dalam bentuk teks dan input dikodekan dengan angka oleh R/3 ketika pengguna memilih item dalam daftar.fasilitas pencarian memungkinkan pengguna memasukkan kata atau frase dan R/3 akan menemukan kode yang dibutuhkan.

Layar Input Create Customer pada SAP R/3

Initial Screen	Payment Transactions
Customer Address	Correspondence
Control Data	Insurance
Marketing	Sales
Payment Transactions	Shipping
Unloading Points	Billing
Foreign Trade	Taxes
Contact Person	Output
Account Management	Partner Functions

Create Customer: Initial Screen

                Layar ini memerlukan masukan kode pelanggan yang digunakan sebagai identitas unik record master pelanggan. Kode ini dapat ditetapkan secara internal atau eksternal. Kode pelanggan ditetapkan secara eksternal ketika seseorang yang memasukkan data memilih suatu kode. Penetapn secara internal dilakukan secara otomatis oleh R/3, dimana kode berikutnya ditetapkan secara berurutan.

                Wilayah penjualan diidentifikasi dengan tiga field: organisasi penjualan, saluran distribusi, dan divisi. Organisasi penjualan adalah unit perusahaan yang bertanggung jawab terhadap penjualan. Saluran distribusi mencakup penjualan langsung, eceran, dan penjualan jumlah besar. Divisi adalah kode yang mengidentifikasi sustu subgrup dalam organisasi penjualan.ietm ini dapat dipilih dari list box.